Membangun
Keterampilan dan Kepribadian
Menjadi
Sekretaris Yang Profesional
A.
Pendahuluan
Sekretaris berasal dari kata secretum
(bahasa latin)yang artinya rahasia, Bahasa Inggris : Secret
yang artinya rahasia. Jadi yang dimaksud sekretaris adalah seseorang
yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau segala hal penting oleh
pimpinan atau perusahaan. Sekretaris aadalah sebuah profesi yang telah kita
kenal luas dalam masyarakat bisnis. Di mana ada perkantoran, di situlah profesi
ini dibutuhkan. Urusan scheduling, menangani berkas-berkas, surast menyurat,
mengurusi administrasi kantor, sampai ke urusan pribadi bos, itulaj peran
sekretaris. Profesi ini sering dipandang sebalah mata, tetapi tidak bisa
dipungkiri, amat dibutuhkan.
Sekretaris yang professional mamapu
mengelola kantor secara keseluruihan dan mampi menciptakan suasana kerja yang
kondusif bagi bos ataupun karyawan lain. Sekretaris professional adalah
perkerja yang mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi, sekretaris
eksekutif, ataupun manajer urusan perkantoran. Jadi pada dasarnya, sekretaris
adalah orang yang paling tahu alur kerja di kantornya. Seseorang yang mampu
menjadi asisten boa dalam mengatur ritme kerja kantor, dengan syarat sekretaris
tesebut harus memiliki keterampilan prima dan berorientasi global. Bukan hanya
terfokuskan pada tugas kerja yang telah ditetapkan.
B.
Pengertian Keterampilan Sekretaris.
Ada beberapa pengertian mengenai keterampilan,
antara lain adlah sebagai berikut:
1. Menurut Gordon (1994 :
55) pengertian ketrampilan adalah kemampuan untuk mengoperasikan pekerjaan
secara mudah dan cermat. Pengertian ini biasanya cenderung pada aktivitas
psikomotor.
2. Menurut Nadler (1986 :
73) pengertian keterampilan (skill) adalah kegiatan yang memerlukan
praktek atau dapat diartikan sebagai implikasi dari aktivitas.
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat
disimpulkan bahwa ketrampilan (skill) berarti kemampuan untuk mengoperasikan
suatu pekerjaan secara mudah dan cermat yang membutuhkan kemampuan dasar (basic
ability).
Menurut Robbins (2000 : . 494-495) pada dasarnya
ketrampilan dapat dikategorikan menjadi empat, yaitu:
1. Basic literacy
skill
Keahlian dasar merupakan keahlian seseorang yang
pasti dan wajib dimiliki oleh kebanyakan orang, seperti membaca, menulis dan
mendengar.
2. Technical skill
Keahlian teknik merupakan keahlian seseorang
dalam pengembangan teknik yang dimiliki, seperti menghitung secara tepat,
mengoperasikan komputer.
3. Interpersonal
skill
Keahlian interpersonal merupakan kemampuan
seseorang secara efektif untuk berinteraksi dengan orang lain maupun dengan
rekan kerja, seperti pendengar yang baik, menyampaikan pendapat secara jelas
dan bekerja dalam satu tim.
4. Problem solving
Menyelesaikan masalah adalah proses aktivitas
untuk menajamkan logika, beragumentasi dan penyelesaian masalah serta kemampuan
untuk mengetahui penyebab, mengembangkan alternatif dan menganalisa serta
memilih penyelesaian yang baik.
C.
Pengertian Kepribadian Sekretaris.
Kepribadian memiliki banyak
pengertian. Pengertian secara umum, kepribadian adalah integrasi dari
keseluruhan/kecendrungan seseorang untuk berperasaan, berkehendak, berpikir,
bersikap, dan berbuat sesuai dengan pola perilaku tertentu. Selain itu, ada
beberapa ahli yang berpendapat tentang pengertian kepribadian, antara lain:
1. Menurut M.A.W. Brower berpendapat
bahwa kepribadian adalah corak tingkahlaku sosial yang meliputi corak kekuatan,
dorongan, keinginan, opini dan sikap-sikap seseorang.
2. Menurut Yinger kepribadian adalah
keseluruhan perilaku dari seorang individu dengan sistem kecendrungan tertentu
yang berinteraksi dengan serangkaian situasi telah dilaluinya.
3. Menurut Cuber mengatakan bahwa
kepribadian adalah gabungan keseluruhan sifat-sifat yang tampak dan dapat
dilihat dari seseorang.
Ada rumusan
yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris,
yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability). Untuk lebih
jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut:
- Good Appearance; Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretris harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakaian dan dandanan juga menvcerminkan kepripadiannya. Betapa penting/berpengaruh pakaian terhadap orang yang melihatnya. Orang yang memakai pakaian lusuh/kotor mempunyai pengaruh terhadap jiwa pemakaina. Appearance beratti nperwujudan penampilan lahiriah seseorang; apakah seseorang gembira, sedih, kagum, dll yang dapat dibaca dari roman muka. Ada kalanya bisa dilihat bahwa appearance merupakan manifestasi dari isi pikiran seseorang.
- Good Behaviour; Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, di mana saja dalam suasana apa pun juga.
- Good Character; Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulan, lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaga di tempat kerja. Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menghargai orang lain, serta bekerja keras, penuh semangat dan tulus.
- Good Capability; Kecakapna atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan bahkan kehidupan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan atau pengembangan organisasinya. Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan inteltual, skill, serta kemampuan teknis.
D.
Sekretaris
Profesional
Keistimewaan
sekretaris Profesional adalah mereka mampu berperan sebagai asisten bagian
administtrasi, sekretaris eksekutif, ataupun manajer kantor karena adanya
keterampilan yang prima, dan juga berorientasi global.(La Rose,2003.2.1).
Perilaku
sekretaris yang Profesional antara lain adalah :
1. Peka
terhadap irama atasan/bos yang sewaktu-waktu dapat saja menanyakan sesuatu atau
memberikan tugas dengan tiba-tiba.
2. Secara
berkala memonitor berkas-berkas (file), disesuaikan dengan kegiatan organisasi
yang paling akhir.
3. Mencermati
alamat-alamat, jugs nomor telepon. Apabila ada perubahan, langsung mengubahnya.
4. Menyeragamkan
surat-surat balasan yang membutuhkan jawaban yang sama. Memperhatikan “ucapan
terima kasih” yang selambat-lambatnya sudah harus dikirimkan 2 hari setelah
acara selesai. Dan yang paling pentinmg lagi, jangan sampai ucapan terima kasih
hanya dicap saja.
5. Memperhatilam
telepon dari pelanggan yang tidak puas, ini adalah kesempatan untuk mengadakan
koreksi dan perbaikan untuk kemajuan organisasi.
6. Segera
memberikan bantuan apabila departemen lain memerlukan.
Selain perilaku di atas, seorang
sekretaris professional juga harus memperhatikan dalam berkomunikasi karena
yang lama diingat orang lain tentang kita adalah bahasa tubuh, sedangkan apa
yang kita ucapkan bisa jadi sudah tidak diingat lagi. Berikut adalah beberapa
komunikasi nonverbal atau bahasa tubuh
yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris yang professional.
1. Berjabat
tangan
2. Tertawa
3. Ekspresi
wajah
4. Cara
berbicara
5. Postur
6. Gerak
anggota tubuh
E. Kesimpulan
Dari
pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa jika ingin menjadi seorang
sekretaris yang professional harus mempunyai keterampilan dan kepribadian yang
baik. Dan yang paling menentukan adalah kemampuan menjalin hubungan antarsesama,
yakni “keterampilan berkomunikasi antarpribadi”. Kemampuan kita bekerja sma
dengan orang lain adalah asset yang paling bernilai. Sekretaris professional
para menajer yang berhasil adalah mereka yang mempunyai kemampuan menjalin
hubungan dengan sesama manusia. Untuk dapat bekerja sama dengan baik bersama
orang lain harus merasa senang dan bahagia dengan diri kita sendiri sehingga
akan mempengaruhi mereka yang berada di sekeliling kita dan dengan siapa kita
berjumpa.
Daftar Pustaka
http://id.shvoong.com/business-management/human-resources/2197108-pengertian-keterampilan-dan-jenisnya/
Diakses pada 15 April 2012, pukul 14.00 WIB
http://sekreprof-vina.blogspot.com/2009/01/etika-dan-syarat-seorang-sekretaris.html
diakses pada 15 April 2012, pukul 14.15 WIB
La Rose.2003.Top Secretary.Jakarta:Erlangga
