menu

Logo Design by FlamingText.com
Logo Design by FlamingText.com

Rabu, 27 Juni 2012


Membangun Keterampilan dan Kepribadian
Menjadi Sekretaris Yang Profesional
A.    Pendahuluan
Sekretaris berasal dari kata secretum (bahasa latin)yang artinya rahasia, Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia. Jadi yang dimaksud sekretaris adalah seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan. Sekretaris aadalah sebuah profesi yang telah kita kenal luas dalam masyarakat bisnis. Di mana ada perkantoran, di situlah profesi ini dibutuhkan. Urusan scheduling, menangani berkas-berkas, surast menyurat, mengurusi administrasi kantor, sampai ke urusan pribadi bos, itulaj peran sekretaris. Profesi ini sering dipandang sebalah mata, tetapi tidak bisa dipungkiri, amat dibutuhkan.
Sekretaris yang professional mamapu mengelola kantor secara keseluruihan dan mampi menciptakan suasana kerja yang kondusif bagi bos ataupun karyawan lain. Sekretaris professional adalah perkerja yang mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi, sekretaris eksekutif, ataupun manajer urusan perkantoran. Jadi pada dasarnya, sekretaris adalah orang yang paling tahu alur kerja di kantornya. Seseorang yang mampu menjadi asisten boa dalam mengatur ritme kerja kantor, dengan syarat sekretaris tesebut harus memiliki keterampilan prima dan berorientasi global. Bukan hanya terfokuskan pada tugas kerja yang telah ditetapkan.
B.     Pengertian Keterampilan Sekretaris.
Ada beberapa pengertian mengenai keterampilan, antara lain adlah sebagai berikut:
1.      Menurut Gordon (1994 : 55) pengertian ketrampilan adalah kemampuan untuk mengoperasikan pekerjaan secara mudah dan cermat. Pengertian ini biasanya cenderung pada aktivitas psikomotor.
2.      Menurut Nadler (1986 : 73) pengertian keterampilan (skill) adalah kegiatan yang memerlukan praktek atau dapat diartikan sebagai implikasi dari aktivitas.
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa ketrampilan (skill) berarti kemampuan untuk mengoperasikan suatu pekerjaan secara mudah dan cermat yang membutuhkan kemampuan dasar (basic ability).
Menurut Robbins (2000 : . 494-495) pada dasarnya ketrampilan dapat dikategorikan menjadi empat, yaitu:
1. Basic literacy skill
Keahlian dasar merupakan keahlian seseorang yang pasti dan wajib dimiliki oleh kebanyakan orang, seperti membaca, menulis dan mendengar.
2. Technical skill
Keahlian teknik merupakan keahlian seseorang dalam pengembangan teknik yang dimiliki, seperti menghitung secara tepat, mengoperasikan komputer.
3. Interpersonal skill
Keahlian interpersonal merupakan kemampuan seseorang secara efektif untuk berinteraksi dengan orang lain maupun dengan rekan kerja, seperti pendengar yang baik, menyampaikan pendapat secara jelas dan bekerja dalam satu tim.
4. Problem solving
Menyelesaikan masalah adalah proses aktivitas untuk menajamkan logika, beragumentasi dan penyelesaian masalah serta kemampuan untuk mengetahui penyebab, mengembangkan alternatif dan menganalisa serta memilih penyelesaian yang baik.
C.    Pengertian Kepribadian Sekretaris.
Kepribadian memiliki banyak pengertian. Pengertian secara umum, kepribadian adalah integrasi dari keseluruhan/kecendrungan seseorang untuk berperasaan, berkehendak, berpikir, bersikap, dan berbuat sesuai dengan pola perilaku tertentu. Selain itu, ada beberapa ahli yang berpendapat tentang pengertian kepribadian, antara lain:
1.      Menurut M.A.W. Brower berpendapat bahwa kepribadian adalah corak tingkahlaku sosial yang meliputi corak kekuatan, dorongan, keinginan, opini dan sikap-sikap seseorang.
2.      Menurut Yinger kepribadian adalah keseluruhan perilaku dari seorang individu dengan sistem kecendrungan tertentu yang berinteraksi dengan serangkaian situasi telah dilaluinya.
3.      Menurut Cuber mengatakan bahwa kepribadian adalah gabungan keseluruhan sifat-sifat yang tampak dan dapat dilihat dari seseorang.
Ada rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut:
  1. Good Appearance; Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretris harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakaian dan dandanan juga menvcerminkan kepripadiannya. Betapa penting/berpengaruh pakaian terhadap orang yang melihatnya. Orang yang memakai pakaian lusuh/kotor mempunyai pengaruh terhadap jiwa pemakaina. Appearance beratti nperwujudan penampilan lahiriah seseorang; apakah seseorang gembira, sedih, kagum, dll yang dapat dibaca dari roman muka. Ada kalanya bisa dilihat bahwa appearance merupakan manifestasi dari isi pikiran seseorang.
  2. Good Behaviour; Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, di mana saja dalam suasana apa pun juga.
  3. Good Character; Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulan, lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaga di tempat kerja. Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menghargai orang lain, serta bekerja keras, penuh semangat dan tulus.
  4. Good Capability; Kecakapna atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan bahkan kehidupan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan atau pengembangan organisasinya. Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan inteltual, skill, serta kemampuan teknis.

D.      Sekretaris Profesional
Keistimewaan sekretaris Profesional adalah mereka mampu berperan sebagai asisten bagian administtrasi, sekretaris eksekutif, ataupun manajer kantor karena adanya keterampilan yang prima, dan juga berorientasi global.(La Rose,2003.2.1).
Perilaku sekretaris yang Profesional antara lain adalah :
1.      Peka terhadap irama atasan/bos yang sewaktu-waktu dapat saja menanyakan sesuatu atau memberikan tugas dengan tiba-tiba.
2.      Secara berkala memonitor berkas-berkas (file), disesuaikan dengan kegiatan organisasi yang paling akhir.
3.      Mencermati alamat-alamat, jugs nomor telepon. Apabila ada perubahan, langsung mengubahnya.
4.      Menyeragamkan surat-surat balasan yang membutuhkan jawaban yang sama. Memperhatikan “ucapan terima kasih” yang selambat-lambatnya sudah harus dikirimkan 2 hari setelah acara selesai. Dan yang paling pentinmg lagi, jangan sampai ucapan terima kasih hanya dicap saja.
5.      Memperhatilam telepon dari pelanggan yang tidak puas, ini adalah kesempatan untuk mengadakan koreksi dan perbaikan untuk kemajuan organisasi.
6.      Segera memberikan bantuan apabila departemen lain memerlukan.
Selain perilaku di atas, seorang sekretaris professional juga harus memperhatikan dalam berkomunikasi karena yang lama diingat orang lain tentang kita adalah bahasa tubuh, sedangkan apa yang kita ucapkan bisa jadi sudah tidak diingat lagi. Berikut adalah beberapa komunikasi nonverbal  atau bahasa tubuh yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris yang professional.
1.      Berjabat tangan
2.      Tertawa
3.      Ekspresi wajah
4.      Cara berbicara
5.      Postur
6.      Gerak anggota tubuh

E.     Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa jika ingin menjadi seorang sekretaris yang professional harus mempunyai keterampilan dan kepribadian yang baik. Dan yang paling menentukan adalah kemampuan menjalin hubungan antarsesama, yakni “keterampilan berkomunikasi antarpribadi”. Kemampuan kita bekerja sma dengan orang lain adalah asset yang paling bernilai. Sekretaris professional para menajer yang berhasil adalah mereka yang mempunyai kemampuan menjalin hubungan dengan sesama manusia. Untuk dapat bekerja sama dengan baik bersama orang lain harus merasa senang dan bahagia dengan diri kita sendiri sehingga akan mempengaruhi mereka yang berada di sekeliling kita dan dengan siapa kita berjumpa.

Daftar Pustaka
La Rose.2003.Top Secretary.Jakarta:Erlangga